Comarch DMS – zarządzanie dokumentami w firmie

Kiedy tak naprawdę w firmie pojawia się potrzeba zmiany w zakresie obiegu dokumentów? Moment krytyczny to piętrzący się stos dokumentów w sekretariacie. A może raczej sytuacja, w której nie można zaleźć danego dokumentu w zawiłym labiryncie struktur organizacyjnych przedsiębiorstwa. Czy koniecznie trzeba znaleźć się pod ścianą. Zdecydowanie taki scenariusz odradzamy tym bardziej, że wdrożenie nowoczesnego obiegu dokumentów nie musi od razu oznaczać rewolucji w firmie.

Najczęstszym powodem, dla którego przedsiębiorstwa chcą wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów jest uporządkowanie faktur zakupu oraz faktur kosztowych. Typowy scenariusz w każdym przedsiębiorstwie. Biurko w sekretariacie, na którym każdego dnia pracownicy odkładają dokumenty. Najczęściej są to różnego rodzaju faktury ale mogą to być również inne dokumenty. Co dzieje się wówczas w sekretariacie. Otóż pracownik sekretariatu lub administracji rozpoczyna wędrówkę po działach firmy celem dostarczenia dokumentu. Zgodnie z procedurami każdy taki dokument musi być odpowiednio opisany przez uprawnione osoby zanim finalnie trafi do działu księgowego.

Cały proces bez wątpienia zajmuje mnóstwo czasu i energii. Dodatkowo posiada wiele błędów, których można uniknąć. Bez wątpienia elektroniczny obieg dokumentów znacząco automatyzuje cały proces. Dodatkowo przenosi firmę na wyższy poziom zarządzania przedsiębiorstwem.

Comarch DMS

Nie ulega wątpliwości, że w bardzo dobrej sytuacji są przedsiębiorstwa, które już pracują na wdrożonym systemie Comarch ERP XL. Dlaczego? Bowiem program Comarch ERP XL w samym założeniu porządkuje i automatyzuje wiele procesów. Jak chociażby wpływające do przedsiębiorstwa zapytania ofertowe, które uprawnieni pracownicy przekształcają w dalsze działania. Takie zdarzenie czy dokument na pewno nie ginie i trafi do odpowiedniego działu. Gorzej jest jednak z dokumentami, które powstają poza programem ERP. A szanse, że będą w nim zaewidencjonowane są naprawdę niewielkie. Z pomocą przychodzi tutaj właśnie Comarch DMS czyli elektroniczny obieg dokumentów.

Mobilność i współpraca z ERP

Istotnym wyróżnikiem rozwiązania Comarch DMS jest przede wszystkim jego mobilność. Uprawnieni pracownicy mają dostęp do dokumentów praktycznie z każdego miejsca. Ułatwia to praca poprzez przeglądarkę czy aplikację mobilną. Nie będzie zatem sytuacji, że dany dokument nie dotrze do pracownika z powodu jego nieobecności w firmie. Ważną funkcje w Comarch DMS pełni też system powiadomień. Na urządzeniu, na którym aktualnie pracuje dany pracownik wyświetla się powiadomienie o nowym dokumencie. Można również na dokumencie wprowadzić notatkę i dołączyć informacje co jest wymagane do opisania dokumentu. Co ważne Comarch DMS pozwala na kontrolowanie czasu. Możemy zdefiniować ile czasu przewidujemy na przykład na opisanie faktury kosztowej.

Zarządzanie dokumentacją w firmie produkcyjnej – obejrzyj film