Efektywne zarządzanie przedsiębiorstwem nierozerwalnie wiąże się dzisiaj z kwestią automatyzacji procesów dotyczących obiegu dokumentów. A co za tym idzie z rozwiązaniami informatycznymi, które mają na celu wspomagać ich obsługę. Czyli rozwiązaniem Comarch DMS – narzędziem , które czytelnie i w uporządkowany sposób panuje nad obiegiem dokumentów i procesów w firmie. Postaram się przybliżyć jak należy rozumieć ideę elektronicznego obiegu dokumentów oraz jakie efektywne korzyści może przynieść Twojej firmie.
Aby zrozumieć jak działa elektroniczny obieg dokumentów i jak wpływa na jej działanie wystarczy przywołać w pamięci obrazy z przeszłości. Wyobraźmy sobie przedsiębiorcę. Właściciela firmy czy menadżera dużej korporacji. Który chcąc zrobić przelew bankowy udaje się w tym celu do najbliższej placówki. Po pierwsze musi wyjść z biura. Po drugie znaleźć właściwy bank. A na końcu poświecić czas na stanie w kolejce i oczywiście czas potrzebny na dokonanie wszelkich niezbędnych formalności. Oczywiście jeśli jest to menadżer, kierownik lub główny księgowy dużej firmy może w tym celu skorzystać z pomocy osób trzecich, którym wcześniej nada stosowne uprawnienia. Ten obrazowy, może troszkę przerysowany przykład ma na celu pokazanie jak wygląda firma, organizacja bez odpowiednich narzędzi informatycznych. W tym przypadku Comarch DMS.
Nie zwlekaj tylko użyj Comarch DMS
Na pierwszy rzut oka widać, że firma czy przedsiębiorstwo angażuje ogromne zasoby w celu realizacji danego zadania. Korzyści są niewspółmierne z zaangażowanym czasem i zasobami. Średnio osoba realizująca przelew na zewnątrz firmy straciłaby na wykonanie tego zadania około godziny. Czas ten bez dwóch zdań mogłaby poświęcić na realizację bardziej efektywnych prac na rzecz przedsiębiorstwa. Takich nieefektywnych przykładów można przytaczać wiele. Najprościej odnieść to również do sytuacji związanej z dostarczaniem dokumentów do danego działu czy osoby w firmie. Najczęściej odbywa się to w ten sposób, że wszelkie dokumenty spływają do sekretariatu. Jeśli przyjmiemy, że sekretarka jest osobą niezwykle zorganizowaną to zapewne uporządkuje dokumenty. Problemy zaczynają się kiedy na takim dokumencie wymagany jest podpis i adnotacja danej osoby.
A wystarczyłby Comarch OCR
Zaczyna się tak zwany „marsz po firmie” pukanie od pokoju do pokoju, telefoniczne powiadomienia. Co jeśli osoba, której podpis jest wymagany przebywa na szkoleniu, delegacji, zwolnieniu czy pracuje zdalnie. Otóż taki dokument po prostu czeka. A to często może oznacza dla firmy realne starty finansowe. Gdyby zatem osoba pracująca w sekretariacie miała do dyspozycji Comarch DMS – obieg dokumentów. Po prostu zeskanowałaby dokument poprzez wykorzystując Comarch OCR a następnie przesłałaby do odpowiedniego działu z terminem realizacji. Zaś osoba, której podpis lub uwagi na dokumencie były wymagane otrzymałaby stosowne powiadomienie. Wszystko odbyłoby się elektronicznie bez konieczności biegania po pokojach czy tracenia czasu na telefony.
W Comarch przygotowaliśmy rozwiązania, które nie tylko współpracują z ERP XL, ale w wersji standalone komunikują się z systemami ERP innych producentów.
Od wielu lat wspieram przedsiębiorców w wyborze najlepszych systemów klasy ERP dopasowanych do ich potrzeb. Posiadam szeroką wiedzę i doświadczenie w zakresie możliwości funkcjonalnych systemów Comarch ERP 4.0. oraz aplikacji z nimi zintegrowanych.
Najnowsze komentarze